La productividad se basa en la eficiencia y es un estilo de vida. Si estableces tus metas y planeas tus prioridades, entonces estarás trabajando con inteligencia y con rapidez. Ni la procrastinación ni nadie te impedirá trabajar más rápido y más objetiva y alcanzar en tiempo y forma tus metas.

Es interesante saber que muchas personas creen que aumentar la productividad es una actividad cansada

INVIERTE TU TIEMPO EFECTIVAMENTE

Cuando tienes muchas cosas por hacer, lo menos que quieres hacer es una lista de planeación, ¿Cierto? Sin embargo, esto es lo primero que tienes que hacer. Créeme, planificar con anticipación para el próximo año, o incluso la próxima semana tiene beneficios invaluables en el largo y corto plazo.

Empieza pensando en tus prioridades en vida laboral y vida personal. Una buena estrategia es hacerlo por el tiempo que tarden en realizarse. Hacer 2 categorías te ayudará a definir tus metas y obligaciones.

Asignemos a las metas un tiempo de 5 años o más. Estas pueden ser profesionales (por ejemplo: obtener una posición directiva, o crear tener una cartera de clientes). Por su lado, los objetivos a mediano plazo que es menor a 2 años. Y finalmente tenemos los de corto plazo que son de 3 meses o menos.

Nota: Aunque no parezcan que tienen mucho impacto, los objetivos a corto plazo y mediano plazo son indispensables para alcanzar los de largo plazo.

TIPOS DE METAS

Cuando hagas tu lista de prioridades, toma todas las metas a largo plazo en cuenta, las personales, las profesionales y las de tu negocio.

Nota: Las metas compartidas con otras personas son más fáciles de realizar así que puedes darles prioridad. Un ejemplo es ahorrar para comprar un carro en pareja o cerrar un contrato con otra empresa.

Ya con tus metas, lo que sigue es establecer prioridades de las prioridades. Es decir, en donde vamos a poner nuestros esfuerzos y tiempo, y aquí vamos a monitorear tu tiempo y cómo lo distribuyes en el día a día.

Porque una cosa es decir lo hago el sábado, y otra, es decir, lo hago el sábado a las 9 am… ¿Cuál crees que sea más fácil de realizar?

Cuando hagas este ejercicio, te vas a dar cuenta que mucho tiempo que pasas, no tiene que ver con tus metas. Por ejemplo, que asistas a reuniones de una hora en donde realmente se requiere de tu presencia 15.

NO A PROCRASTINAR

Si eres como yo o la mayoría de los humanos, alguna vez te has visto en la situación de tener muchas cosas que hacer y piensas… ¿Por que no lo hice antes?

Muchas personas empiezan a trabajar solo cuando sienten la presión de que el tiempo se agota.

Si quieres sacar provecho de tener la adrenalina a tope y sacar las cosas a último momento. Una buena forma es dividir tus proyectos en pedazos más pequeños y establecer plazos de entrega mas cercanos. De esta forma puedes terminar tu trabajo bien e incluso antes de la fecha de entrega.

Planear es la clave, revisar que los proyectos no se junten y establecer plazos realistas te harán la vida mas fácil. Por ejemplo, supongamos que vamos a hacer un análisis de la competencia este mes. Establezco los 3 módulos para analizar y hago uno a la semana, dejando la última para juntar toda la información, hacer ajustes y sacar conclusiones.

Dilo en voz alta y serán más realizables, por que añade compromiso con otras personas. Si hablas de tu proyecto y tu plan de cómo realizarlo con otra persona, te estas comprometiendo a realizarlo. Incluso podrías ir más lejos y decirle a esa persona que le vas a informar de los avances.

Este enfoque garantiza que cumplas tus promesas, ya que no querrás defraudar a otros.

No todo es presión. En la planeación de las mini metas, no olvides incluir alguna recompensa después de cumplirlas con éxito. Esto puede ser un regalito para ti, o consentirte una tarde. Esto sirve para darte ánimos para la siguiente semana.

DECIDE RÁPIDO

Las tareas simples o pequeñas son una piedra en el zapato, y son muy peligrosas por que te distraen de las verdaderamente importantes. Por eso, son las primeras que deben de salir de nuestra lista, antes de que terminen con nuestro tiempo y paciencia.

Diariamente te encuentras con pequeñas solicitudes que son necesarias darles respuesta y estoy hablando tanto en tu vida personal como en la profesional. El secreto es que tan pronto como te lleguen, tomes una decisión, o sí o no. Asegúrate que este tema te llegue solo una vez y no vuelvas a el. Se acabó el “voy a contestar a este correo más tarde” por que esta actitud solo te quitará el doble de tiempo.

Antes de contestar estas pequeñas tareas ten en cuenta:

1 Tengas la fecha libre

2 El tema te interese

3 Esté alineado a tus metas

Otra forma de optimizar tu tiempo es luchar contra la perfección cuando se trata de tareas de baja prioridad. El privilegio de tu tiempo dedícalo al trabajo que más importe y que apoye a tus metas.

No pases mucho tiempo contestando correos sin sentido, resuélvelos rápidamente y pasa a lo importante.  

COMUNICACIÓN EFECTIVA

Ahorra tiempo y evita repetir las cosas, comunica ordenadamente desde la primera vez, que las ideas fluyan con estructura. Puedes hacer esto en 3 fases:

1 Haz una lluvia de ideas, no te preocupes por el orden solo deja que los pensamientos fluyan.

2 Categoriza agregando un poco de orden y crea incluso subcategorías. 

3 Dale estructura a tu argumento, organiza las categorías de forma lógica y agrega una introducción y conclusión.

DESCONÉCTATE

Es difícil concentrarse hoy en día cuando tienes muchas distracciones. Intenta empezar a trabajar desde temprano o agenda tiempo en tu calendario únicamente para ti. Aprovecha las oportunidades de tomarte tiempo para enfocarte en sacar los temas urgentes e importantes.

CALIDAD VS TIEMPO

Apréndete esto: El valor de un producto se basa en la calidad y no por el tiempo que se tardó en hacer.

Y esta regla aplica a casi todo. El resultado es lo que importa. El tiempo que se dedica a un proyecto es irrelevante si no se obtienen resultados.  

Uno de los mayores beneficios de planear con anticipación, es que te permite terminar en la mitad del tiempo y entregar un buen trabajo.

Beneficios adicionales de terminar a tiempo es que puedes dedicar ese tiempo a tu vida personal, ya sea pasar tiempo con tus seres queridos, hacer ejercicio o cualquier otra actividad que te guste.

Dale prioridad a tu vida privada.

Cuando escuchamos de productividad normalmente pensamos en trabajo. Pero en realidad la productividad está más relacionada a la vida personal y al estilo de vida.

El objetivo de ser eficiente en el trabajo es para tomarse tiempo fuera del trabajo. Al igual de hacer planes y listas de prioridades en el trabajo es importante que hagas lo mismo para tu vida personal y también cumplas con tus metas en tiempo y forma.

Atrévete a decir que “NO” cuando creas que puedes aprovechar más el tiempo en otras cosas tanto en lo personal como en lo laboral.

En especial cuando tienes un negocio propio es muy fácil rebasar los límites de contestar correos o revisar información en tu tiempo personal. Pero esto no te ayuda ni a ti ni a tu negocio, porque estableces una relación de dependencia e interfiere con tus actividades y relaciones personales.

Asegúrate de crear rutinas y tener tiempo con tu familia y amigos.